第一条 为了规范本部门档案管理，保证本部门档案的安全、完整，根据天津市财政局《关于规范我市政府采购档案管理工作的通知》、《天津商业大学档案管理办法（试行）》，结合工作实际，制定本制度。

第二条 本制度所称部门档案，是指招投标管理办公室在从事学校招标工作中形成的按照有关规定要求具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本制度所称本部门档案管理，是指招投标管理办公室依据有关规定对档案并进行收集、整理、保管、利用和移交等方面的管理工作。

第四条 招投标管理办公室档案由招标业务档案和行政档案组成。

第五条 招标档案实行统一领导、集中管理。招标档案的归档和移交按照科室工作责任分工，工程招投标管理科负责工程类招标业务档案的归档和移交，货物招投标管理科负责货物类招标业务档案的归档和移交，服务招投标管理科负责服务招标业务档案的归档和移交，综合管理科负责行政档案的归档和移交。

第六条 档案管理人员职责：

（一）遵守国家和学校有关档案管理的规定，保证档案的安全、完整；

（二）负责招标档案的归集、整理、立卷、保管、查询、移交等工作；

（三）配合学校档案管理中心对招标档案组卷质量及保管情况检查。

第七条 招标业务档案应按项目分别进行整理。一个招标项目可装订成一册或若干册，对跨年度的招标项目，在招标项目终结年度立卷。

第八条 招标行政档案根据学校档案管理要求，由招投标管理办公室档案兼职管理人员将本年度内的工作文件、资料整理汇集、编目装订，形成行政工作案卷。行政案卷可以根据文件、资料类别组卷。

第九条 应归入招标业务档案的文件材料：

（一）招标管理文件。包括立项、预算及批复文件、招标控制价审查报告、招标计划及审核等相关文件、核准进口产品的相关文件、非公开招标方式的申请及审批文件、招标方式变更的申请及审批文件、自行组织的申请及批复文件。

（二）招标实施前期准备文件。包括委托代理协议书；招标文件及采购人代表确认记录；公告、资格预审公告及其变更事项记录（包括公告媒体上的原件及下载记录等）；专家咨询论证会记录；文件网上征求意见相关书函；获取文件或资格预审文件的供应商名单登记表；已发出文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；供应商资格审查情况记录；评审专家抽取情况记录；库外专家使用备案文件。

（三）开标（含谈判、询价等方式）文件。包括供应商签到情况及递交文件情况记录；在递交文件截止前供应商对递交的文件进行补充、修改或撤回的记录；项目所需样品送达记录；接受供应商投标（谈判、询价等）情况记录；开标情况一览表；开标（谈判、询价等）过程中有关记录；项目废除、中止或终止的情况记录；其它需要记载的事项。

（四）招标评审文件。包括评审专家签到表及现场监督人员签到表；采购人代表签到表及授权委托书；评审专家评审工作底稿等评审过程记录；供应商书面澄清记录；谈判、询价等方式供应商历次应答及报价记录；评审报告（包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单及说明）；经监督人员签字的现场监督审查记录；评审过程中其它需要记载的事项。

（五）中标（成交）文件。包括采购人对采购结果的确认意见；采购结果公告（公示）记录（包括公告媒体上的原件及下载记录等）；中标（成交）通知书；中标（成交）供应商的投标（谈判、询价等）文件及相关承诺文件；非中标（成交）供应商的投标（谈判、询价等）文件及相关承诺文件；与中标（成交）相关的其它文件资料。

（六）合同文件。

（七）其他文件。

第十条 应归入行政档案的文件材料：

（一）招标工作大事记和组织沿革；

（二）上级有关招标工作的文件；

（三）学校招标工作的规章制度；

（四）招标工作计划、总结、报告和重要会议记录；

（五）向上级请示及批复；

（六）招标工作表彰及申报材料；

（七）参加上级招标工作会议带回的文件材料；

（八）招标工作统计报表；

（九）其他具有保存价值的纸质和文件材料。

第十一条 招标业务档案每年按期向学校档案部门归档。为了方便查阅，当年的招标业务档案由招投标管理办公室负责保管，一年以上的招标业务档案按学校档案室要求向学校档案室移交。招标档案保管期限按学校档案室有关规定执行。

第十二条 借阅招标档案，须经招投标管理办公室主任批准。

第十三条 本制度由招投标管理办公室负责解释。